El flujo de reservas para ferias institucionales suele fallar por la misma razón: la información llega tarde y desordenada. Este proyecto ordena el proceso de inscripción de colectividades y expositores para que el equipo de montaje sepa con anticipación qué carpas instalar, dónde y con qué plazo.
La propuesta se apoya en decisiones concretas: un calendario de fechas límite por etapa, un formulario de solicitud con campos obligatorios mínimos y una planilla de confirmación que se comparte con el área de logística. El objetivo no es digitalizar todo, sino reducir las consultas repetidas y los cambios de última hora que complican el armado.
El resultado se mide en cantidad de correcciones sobre el plano original y en el tiempo que el equipo dedica a reacomodar carpas sobre la marcha. Con el flujo ordenado, la planificación deja de depender de la memoria de una sola persona.
Volver a proyectosEl trabajo con cada feria institucional sigue un orden fijo. Cada etapa tiene responsables, tiempos y criterios de revisión, para que el armado no dependa de improvisaciones de último momento.
Visitamos el lugar, medimos superficies, verificamos accesos y puntos de carga. También revisamos el programa de actividades para saber qué espacios necesitan más circulación y cuáles pueden quedar más quietos.
El informe de relevamiento define el resto del proyecto.
Con los datos del predio, trazamos la ubicación de carpas, stands y pasillos. El diagrama contempla anchos mínimos de circulación, salidas de emergencia y zonas de servicio para carga y descarga.
Se ajusta con el organizador hasta que quede claro para todos.
Definimos el orden de armado de carpas estructurales, la asignación de cuadrillas y los tiempos por sector. El cronograma se arma en función de los días disponibles y de las restricciones del predio.
Cada tarea tiene un responsable y un horario de inicio.
Durante el montaje, supervisamos anclajes, tensado de lonas y nivelación de estructuras. Antes de la apertura, hacemos una recorrida final con el organizador para revisar cada stand y cada punto de circulación.
La entrega se firma cuando todo está verificado.